مدير عمليات – الشؤون الإدارية والموارد البشرية وإعداد التقارير

وصف الوظيفة

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة Digiverse عن حاجتها إلى مدير عمليات – الشؤون الإدارية والموارد البشرية وإعداد التقارير للعمل في مدينة الكويت، الكويت. يتولى شاغل هذه الوظيفة إدارة المعاملات الإدارية للموظفين، والعمليات المكتبية، وإعداد تقارير العملاء بدقة وسرية تامة ووفق الجداول الزمنية المحددة، بما يتيح لفِرق إدارة الحسابات والإدارة العليا التركيز على خدمة العملاء.

المهام والمسؤوليات

العمليات المكتبية وإدارة الموارد البشرية (نحو 60% من وقت العمل)

• إدارة الموردين والمشتريات المكتبية ومتابعة مرافق وتجهيزات المكتب.
• التنسيق بشأن أجهزة الدعم الفني وتكنولوجيا المعلومات ومتابعة صيانتها.
• إجراء حجوزات السفر وتقديم الدعم الإداري العام للإدارة.
• متابعة تجديد التأشيرات والإقامات وتصاريح العمل بالتنسيق مع المندوب، والاحتفاظ بجدول متابعة دقيق للمواعيد النهائية.
• متابعة سجلات الحضور والإجازات، وتجهيز مدخلات مسير الرواتب الشهري لتسليمها للمحاسب.
• إدارة إجراءات التعيين وإنهاء الخدمة، بما يشمل صياغة العقود، وملفات الموظفين، والتسجيل في التأمين الصحي، ومعاملات مستحقات نهاية الخدمة.
• تنظيم الجوانب اللوجستية لعمليات التوظيف عند الحاجة، مثل نشر الإعلانات الوظيفية، وفرز السير الذاتية، وجدولة المقابلات.
• ضمان توافق سجلات الموارد البشرية مع قانون العمل الكويتي في القطاع الأهلي، وإخطار نائب المدير العام بأي مخاطر تتعلق بالامتثال القانوني.

إعداد تقارير العملاء (نحو 40% من وقت العمل)

• إعداد تقارير العملاء اليومية الخاصة بالعملاء المحتملين (Leads) وتسليمها في موعد متفق عليه كل صباح.
• إعداد التقارير الأسبوعية لتحليل المنافسين الرقميين وفق الجدول الزمني المعتمد.
• تصميم العروض التقديمية الشهرية لإثبات الأداء (Proof Presentations) وإعداد التقارير الإعلامية الفصلية.
• تدقيق صحة البيانات والتأكد من دقتها قبل تسليم التقارير لمدير الحسابات المسؤول عن إرسالها للعميل، حيث لا تتضمن مهام هذا الدور التواصل المباشر مع العملاء.
• تحديث نماذج التقارير ومصادر البيانات ومتابعتها بصورة دورية.

متطلبات الوظيفة والمؤهلات

• خبرة تتراوح بين سنتين و4 سنوات في مجال الموارد البشرية، أو الأعمال الإدارية، أو التنسيق الإداري.
• معرفة عملية بإجراءات الإقامة وتصاريح العمل وقانون العمل في دولة الكويت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية قراءةً وكتابةً (تُنجز المعاملات الحكومية باللغة العربية، بينما تُعد تقارير العملاء باللغة الإنجليزية).
• إجادة متقدمة لبرنامج Microsoft Excel (بما في ذلك الجداول المحورية Pivot Tables والدوال مثل Lookups) والتعامل الدقيق مع البيانات، بالإضافة إلى برنامج PowerPoint لإعداد العروض التقديمية.
• الالتزام التام بالسرية والأمانة المهنية للتعامل مع بيانات الرواتب وأداء العملاء الحساسة.
• مهارات تنظيمية عالية، والقدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة والعمل وفق جدول يومي منتظم.

الملف المفضل للمرشح

• يُفضَّل من لديه خبرة سابقة في العمل ضمن الوكالات (Agencies) أو في القطاع الخاص داخل دولة الكويت.

تفاصيل الوظيفة

• الشركة: Digiverse
• الموقع: مدينة الكويت، الكويت
• نوع الدوام: دوام كامل
• تاريخ النشر: 26 نوفمبر 2026
• آخر موعد للتقديم: يُغلق باب التقديم بعد 20 يومًا
• الخبرة: سنتان إلى 4 سنوات
• المجال الوظيفي: الشؤون الإدارية وإدارة المكاتب