مراقب وثائق

وصف الوظيفة

نبذة عن الوظيفة

تعلن مجموعة الفطيم عن توفر شاغر وظيفي بمسمى مراقب وثائق ضمن شركة الفطيم للمقاولات في دولة الإمارات العربية المتحدة، مخصص للكوادر الوطنية الإماراتية. يتولى مسؤول الوظيفة إدارة وتتبع حركة جميع المستندات والمراسلات داخل المؤسسة بكفاءة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مع الالتزام التام بالإجراءات والمعايير المعتمدة لضمان دقة الترقيم، والتنسيق، والإصدار، والمراجعة، والإرسال، والأرشفة المنظمة. كما يتضمن الدور الإشراف على الموظفين المبتدئين في قسم حفظ الوثائق، والتنسيق مع الجهات الخارجية من مصممين وموردين، وضمان الامتثال لمعايير الجودة والسلامة والبيئة.

المهام والمسؤوليات

• إدارة حركة كافة المستندات والمعاملات الصادرة والواردة، إلكترونيًا وورقيًا، وفق الإجراءات والأنظمة المعتمدة.
• تشغيل وإدارة نظام مراقبة الوثائق بفاعلية لتنظيم تدفق المعلومات والبيانات.
• تجميع ومتابعة وتوزيع المعلومات والمستندات بصفة دورية ومنتظمة.
• تحديث السجلات وقواعد البيانات باستمرار لضمان سهولة وصول فرق العمل إلى المعلومات المطلوبة.
• إصدار وتوزيع النسخ المعتمدة من المستندات وفقًا لخطة إدارة التصميم.
• فحص البيانات والمعلومات الواردة في المخططات الهندسية للتحقق من مطابقتها للتنسيقات والحالات المتفق عليها.
• التنسيق مع المصممين والموردين المتخصصين للرد على الاستفسارات المتعلقة بالمستندات والمخططات.
• معالجة المشكلات التقنية المتعلقة بنظام إدارة المخططات والأجهزة والملحقات التابعة له.
• تقديم الدعم والإرشاد للمستخدمين بشأن إجراءات إصدار المستندات وطرق الدخول إلى النظام.
• مراجعة وتحديث الإجراءات المتبعة دوريًا والتنسيق لاعتمادها من المسؤولين المعنيين.
• الإشراف على موظفي مراقبة الوثائق المبتدئين وتوجيههم ومتابعة أدائهم.
• تدريب فرق العمل والمصممين والموردين المتخصصين على استخدام نظام إدارة المخططات.
• اقتراح تحسينات على الإجراءات التشغيلية في القسم لتلبية المتطلبات التنظيمية والقانونية.
• الالتزام التام بإجراءات وضوابط السلامة والجودة والبيئة المعتمدة داخل الشركة.
• المساهمة في رصد فرص التحسين المستمر للعمليات والممارسات المهنية.
• التنسيق المباشر مع مدير التصميم لإعداد تقارير دورية حول أداء التصميم في المشاريع.
• تنفيذ أية مهام أو تكليفات أخرى تتطلبها طبيعة العمل وتُسند من قِبل المسؤول المباشر.

متطلبات الوظيفة والمؤهلات

• يشترط أن يكون المتقدم من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة (حملة خلاصة القيد).
• فهم متكامل لإجراءات مراقبة الوثائق وأنظمة الأرشفة الرقمية والورقية.
• معرفة عملية بنظم إدارة المخططات الهندسية ومستندات المشاريع.
• مهارات تواصل وتنسيق ممتازة، والقدرة على توجيه وتدريب فريق العمل.
• الالتزام بمعايير الجودة والصحة والسلامة والبيئة في بيئة العمل.

تفاصيل الوظيفة

• الشركة: مجموعة الفطيم
• الموقع: الإمارات العربية المتحدة
• نوع الدوام: دوام كامل
• الجنسية: مواطنو دولة الإمارات (إماراتي)
• تاريخ النشر: 25 ديسمبر 2026
• آخر موعد للتقديم: يُغلق باب التقديم بعد 6 أيام